AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der WORKCONTROL Suisse AG in Bezug auf das DATACONFORM-Portal mit Nutzerkonto.

Stand August 2023

1. Geltungsbereich

Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Vertragsverhältnisse und Vereinbarungen zwischen der WORKCONTROL Suisse AG („WORKCONTROL“), UID-Nr. CHE-380.729.173, Bahnhofplatz 1, 3011 Bern, sowie registrierten Organisationen („Nutzer“) auf dem DATACONFORM-Portal. Die AGB gelten für jede Art der Nutzung des DATACONFORM-Portals und für sämtliche von WORKCONTROL in diesem Zusammenhang angebotenen Dienstleistungen, vorbehältlich einer separaten individuellen und schriftlichen Abrede.

2. Registration und Begründung eines Vertragsverhältnisses

Mit der Registration des Nutzers auf dem DATACONFORM-Portal von WORKCONTROL wird ein unbefristetes Vertragsverhältnis mit WORKCONTROL eingegangen und diese AGB von WORKCONTROL finden Anwendung. Wird ein individuelles Vertragsverhältnis zwischen den Parteien abgeschlossen, sind die AGB integrierender Bestandteil dieses Vertragsverhältnisses.

3. Leistungen von WORKCONTROL

3.1 Gesetzliche Grundlagen

Das DATACONFORM-Portal von WORKCONTROL steht juristischen Personen und Organisationen mit Sitz in der Schweiz und der Europäischen Union zur Verfügung. Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG), die neue Datenschutzverordnung (DSV) sowie die neue Verordnung über Datenschutzzertifizierungen (VDSZ) treten am 1. September 2023 in Kraft. Mit der Totalrevision wird das DSG den veränderten technologischen und gesellschaftlichen Verhältnissen angepasst. Dabei werden insbesondere die Transparenz von Datenbearbeitungen verbessert und die Selbstbestimmung der betroffenen Personen über ihre Daten gestärkt. Das revidierte Datenschutzgesetz regelt insbesondere die Mindestanforderungen an die Datensicherheit, die Auftragsbearbeitung und Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland (inkl. Liste der Staaten mit einem angemessenen Datenschutz). Daneben regelt es unter anderem die Modalitäten verschiedener Pflichten der für die Datenbearbeitung Verantwortlichen (namentlich der Informationspflicht, der Datenschutz-Folgenabschätzung und der Meldung von Verletzungen der Datensicherheit) und die Modalitäten des Auskunftsrechts und des Rechts auf Datenherausgabe oder -übertragung (Datenportabilität). 

3.2 Im Allgemeinen

WORKCONTROL stellt eine elektronische Lösung zum Zweck des Datenschutz-Managements bereit (DATACONFORM-Portal mit Nutzerkonto). Die elektronische Lösung unterstützt die Nutzer bei der Einhaltung der neuen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Es bietet ein Modell-Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, welches die Nutzer für ihr Unternehmen anpassen können und für welche die Nutzer verantwortliche Personen bestimmen können. Hinzu kommt eine zentrale Ablage für notwendige datenschutzrechtliche Dokumente. Eine graphische Übersicht (Dash-Board) informiert die Nutzer, ob und inwiefern sie wesentliche Aspekte des Datenschutzmanagements adressiert haben. Diese ergeben sich aus den Angaben der Nutzer zu den Bearbeitungstätigkeiten und der Dokumentenablage. Die elektronische Lösung erinnert die Nutzer daran, dass die Angaben jährlich oder in einem von den Nutzern bestimmten Intervall überprüft werden müssen. Die elektronische Lösung unterstützt die Nutzer bei der Einhaltung der neuen datenschutzrechtlichen Vorgaben und befähigt sie zum Datenschutz-Management. Damit leistet DATACONFORM einen Beitrag zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die elektronische Lösung hat jedoch nicht den Anspruch, dem Nutzer zu garantieren, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Eine solche Konformität mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften liegt in der alleinigen Verantwortung des Nutzers.

3.3 Unternehmensregistration, Nutzerkonto

WORKCONTROL bietet mit der elektronischen Lösung DATACONFORM ein Datenschutz-Managementsystem (DSMS), das Portal zum DSMS sowie das Login zum DSMS. WORKCONTROL ermöglicht Nutzern, sich als Organisation zu registrieren und ein Nutzerkonto auf dem DATACONFORM-Portal zu erstellen.

Das Datenschutz-Managementsystem besteht aus:

• einem anpassbaren Modell-Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten (für Organisationen);
• einer Ablage für datenschutzrechtliche Dokumente;
• einer graphischen Übersicht (Dash-Board) für das Datenschutzmanagement, sowie;
• einer Erinnerungsfunktion zur Überprüfung der Bearbeitungstätigkeiten und datenschutzrechtlichen Dokumente.

Für die Registration der Organisation fallen Gebühren an.

3.4 Leistungserbringung für Mitarbeiter der Nutzer

WORKCONTROL erbringt mit der Dienstleistung DATACONFORM keine Leistungen an die Mitarbeiter der Nutzer und tritt mit ihnen in keine vertragliche Beziehung. Vertragliche Bindungen und Ansprüche entstehen ausschliesslich mit den auf dem DATACONFORM-Portal als Nutzer registrierten Unternehmungen.

3.5 Weitere Leistungen

WORKCONTROL kann den Nutzern weitere, vorstehend nicht näher bezeichnete kostenpflichtige Zusatzdienstleistungen erbringen, welche in separaten Verträgen geregelt werden.

4. Datenschutz, Einwilligung zur Weitergabe von Daten und Auftragsdatenverarbeitung

4.1 Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung

Die Verbindung zwischen registrierten Unternehmen und WORKCONTROL ist datenschutzrechtlich als Auftragsbearbeitung zu qualifizieren. Die Bearbeitung von Personendaten durch WORKCONTROL erfolgt daher auf der Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Diese Bearbeitung umfasst insbesondere Personendaten einzelner Mitarbeiter des Nutzers, wie diejenigen des DATACONFORM-Account-Inhabers oder der für Bearbeitungstätigkeiten im Portal festgehaltenen verantwortlichen Personen (Vorname, Name, ggf. weitere Angaben, welche der Nutzer festhalten möchte). Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags durch den Nutzer im Zuge der Registrierung ist entsprechend Grundvoraussetzung, um ein Nutzerkonto auf dem DATACONFORM-Portal zu erstellen.

Die datenschutzrechtlichen Pflichten und Rechte der Parteien ergeben sich aus dem Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung zwischen dem Nutzer und WORKCONTROL. Dieser ist nach Zustellung elektronisch im Nutzerkonto verfügbar.

4.2 Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung ist integrierter Bestandteil dieser AGB. Mit der Akzeptanz dieser AGBs erklärt der Nutzer auch der Datenschutzerklärung zuzustimmen. Die Datenschutzerklärung sowie zusätzliche Informationen zum Datenschutz finden sich auf der Homepage von DATACONFORM (www.dataconform.ch/datenschutz).

5. Rechte der Nutzer

WORKCONTROL gewährt den Nutzern mit deren Registrierung entgeltlich ein nicht ausschliessliches, auf die Dauer des Vertragsverhältnisses mit WORKCONTROL befristetes, nicht auf Dritte übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur bestimmungsgemässen Nutzung des DATACONFORM-Portals und der darin enthaltenen oder verfügbaren Informationen.

Die bestimmungsgemässe Nutzung des DATACONFORM-Portals besteht in der Registrierung der eigenen Organisation sowie der Eigennutzung der auf dem Portal zur Verfügung gestellten Informationen und Dokumente. Vorbehaltlich einer anderslautenden Vereinbarung mit WORKCONTROL ist jede weitere oder darüberhinausgehende Verwendung der Webseite und des DATACONFORM-Portals oder der darin enthaltenen oder verfügbaren Informationen unzulässig. Insbesondere ist jegliche Weiterverwertung oder das Zugänglichmachen der von WORKCONTROL zur Verfügung gestellten Inhalte unzulässig. WORKCONTROL ist insbesondere berechtigt, unter Einhaltung des Datenschutzrechts, Nutzerkonten zu sperren oder zu löschen oder Registrierungen zu entfernen, wenn der Verdacht besteht, dass ein Nutzer die Webseite und das DATACONFORM-Portal im Verstoss gegen diese AGB, widerrechtlich oder unsittlich verwendet, sein Nutzerkonto unbefugt genutzt wird oder er seinen Pflichten als Nutzer (vgl. Ziff. 6 nachstehend) nicht nachkommt.

6. Pflichten der Nutzer

Die Nutzer sorgen im Zuge der Nutzung der Webseite und des DATACONFORM-Portals für die Erfüllung der folgenden Verpflichtungen:

• Sie machen die Zugangsdaten zu seinem Benutzerkonto unbefugten Personen nicht zugänglich.
• Sie sind für die Sicherung der Daten, insbesondere derjenigen Angaben, welche sie auf dem DATACONFORM-Portal gespeichert haben, und der von ihnen veröffentlichten Informationen und Dokumentationen, selbst verantwortlich.
• Sie bezahlen die jährlichen Lizenzgebühren für das DATACONFORM-Portal fristgerecht.
• Sie melden WORKCONTROL sämtliche Verstösse gegen diese AGB unverzüglich. Insbesondere sind sie verpflichtet, WORKCONTROL jede unbefugte Nutzung des Nutzerkontos sowie betrügerisches Verhalten zu melden.
• Sie stellen auf eigene Kosten sicher, dass bei ihnen die technischen Voraussetzungen für die Nutzung des DATACONFORM-Portals vorhanden sind und sie bei der Nutzung des Portals jeweils aktuelle Technologien verwendet, insbesondere die aktuelle Version des jeweiligen Webbrowsers. Bei Benutzung älterer oder nicht allgemein gebräuchlicher Technologien kann es sein, dass das DATACONFORM-Portal nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden kann.
• Sie treffen die zur Sicherung seiner eigenen Systeme notwendigen Vorkehrungen auf eigene Kosten.

7. Immaterialgüterrechte / sonstige Rechte

Alle Rechte an der Webseite, dem DATACONFORM-Portal sowie an den darin enthaltenen oder verfügbaren Informationen, insbesondere Rechte an der Software, Ausstattungen, Marken, Firmen und an allen Materialien, die in Zusammenhang mit dem DATACONFORM-Portal stehen, stehen ausschliesslich WORKCONTROL und/oder den Lizenzgebern von WORKCONTROL zu. Nutzern und Besuchern der Webseite und des DATACONFORM-Portals werden keine Rechte an der Webseite / DATACONFORM-Portal und den darin enthaltenen Informationen übertragen. Ausgenommen von dieser Regelung sind ausschliesslich Rechte an den Registrierungen oder an den darin enthaltenen oder verfügbaren Informationen und Dokumentationen.

8. Gewährleistungsausschluss, Haftung und Schadloshaltung

WORKCONTROL übernimmt keine Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen, datenschutzrechtlichen Vorschriften, sondern stellt nur das DATACONFORM-Portal zur Verfügung, Das DATACONFORM-Portal stellt eine elektronische Lösung zum Zweck des Datenschutz-Managements bereit. Die elektronische Lösung unterstützt die Nutzer bei der Einhaltung der neuen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Der Nutzer kann Angaben zur Bearbeitung von Personendaten sowie Dokumente erfassen und verwalten, die der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben dienen. Die elektronische Lösung befähigt die Nutzer zum Datenschutz-Management und trägt zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei. Die Verantwortung für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verbleibt allein bei den entsprechenden Nutzern. Auch die Verantwortung für die Richtigkeit der erfassten Informationen und Dokumentationen verbleibt allein bei den entsprechenden Nutzern.

Das DATACONFORM-Portal wird im Zustand wie verfügbar zur Nutzung zur Verfügung gestellt. WORKCONTROL ist bestrebt, den Nutzern das bestmögliche Produkt für die Umsetzung des revidierten Datenschutzgesetzes zur Verfügung zu stellen und entwickelt das DATACONFORM-Portal zu diesem Zwecke laufend weiter. Die Haftung von WORKCONTROL für sämtlichen Schaden im Zusammenhang mit der Nutzung der Webseite und des DATACONFORM-Portals wird wegbedungen. Der Haftungsausschluss gilt insbesondere für Schaden, der wegen unbefugten Zugriffs auf ein Nutzerkonto, durch widerrechtliches oder sittenwidriges Verhalten von Nutzern oder Dritten, namentlich betrügerischer Registrierungen, oder durch Datenverlust bzw. Löschung entsteht. Der Haftungsausschluss gilt nicht für durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit von WORKCONTROL verursachten Schaden.

Der Nutzer ist verpflichtet, WORKCONTROL vollumfänglich schadlos zu halten, falls WORKCONTROL von Dritten für Schaden belangt wird, der auf Handlungen des Nutzers im Zusammenhang mit dem DATACONFORM-Portal zurückzuführen ist, und zwar unabhängig von einem allfälligen Verschulden des Nutzers.

9. Kosten, Gebühren und Rechnungstellung

Für die registrierten Nutzern gelten die folgenden Grundsätze, soweit vertraglich keine abweichende Regelung getroffen worden ist.

Registrierung und Nutzung des DATACONFORM-Portals setzen die Bezahlung einer grössenabhängigen Jahresgrundgebühr (Lizenzgebühr) voraus. Die Lizenzgrösse ergibt sich aus der Anzahl Mitarbeitenden, die zu Beginn eines Vertragsjahres beim Nutzer in einem Anstellungsverhältnis stehen. Die Reduzierung der Lizenzgrösse kann nur auf Ende eines Abrechnungsjahres erfolgen:

Nicht fristgerechte Zahlung der Rechnung

Wird nach der Mahnung die Rechnung inklusive Mahngebühr nicht beglichen, wird das Nutzerkonto gesperrt.

Die jeweils aktuellen Kosten und Gebühren sind auf der Homepage von WORKCONTROL publiziert und werden während dem Registrierungsprozess der Nutzer abgerufen und von den Nutzern anerkannt. Weitere Dienstleistungen von WORKCONTROL werden nach Aufwandverrechnet und individuell in Rechnung gestellt (z.B. technischer Support, Abstimmung Zutrittskontrollsysteme, Datenerfassung, Automatisierte Schnittstellen und Mitarbeiterschulungen).

Die Rechnungstellung erfolgt ausschliesslich elektronisch erstmalig nach Vertragsunterzeichnung und in den Folgejahren jeweils im Monat der Registration an die Adresse (E-Mail) des Nutzers. Die Nutzer leisten fällige Zahlungen innerhalb von 30 Tagen.

10. Auflösung des Vertragsverhältnisses / Kündigung

Das Vertragsverhältnis zwischen Nutzer und WORKCONTROL wird zeitlich unbefristet geschlossen und ist mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten schriftlich auf Ende eines jeden Mitgliedsjahres beidseitig kündbar. Ein Mitgliedsjahr umfasst jeweils zwölf Monate ab Registrierungsdatum.

Eine ausserordentliche Kündigung des Vertragsverhältnisses mit umgehender Wirkung ist aus wichtigen Gründen zulässig. Als solche wichtigen Gründe gelten etwa besondere Umstände, die ein Festhalten am Vertrag für eine Vertragspartei und das Abwarten der ordentlichen Kündigungsfrist unzumutbar erscheinen lassen. Dabei stellt die Verletzung der Rechte und Pflichten gemäss Ziff. 5 und 6 hiervor durch einen Nutzer jeweils einen solchen wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung des Vertragsverhältnisses durch WORKCONTROL dar.

Die Kündigung des Vertrages führt zur Deaktivierung des Nutzerkontos. Nach der Kündigungsfrist müssen im Falle einer Reaktivierung die nötigen Daten und Dokumente neu im Rahmen einer Erstvalidierung erfasst werden.

11. Änderungen der AGB

WORKCONTROL ist berechtigt, diese AGB jederzeit zu ändern. Die jeweils gültige Fassung der AGB ist auf www.dataconform.ch abrufbar. Änderungen werden den Nutzern jeweils in geeigneter Form bekanntgegeben. Erfolgt kein Widerspruch innert 30 Tagen seit Bekanntgeben, so gilt die jeweils aktuelle Form der AGB als stillschweigend genehmigt.

12. Salvatorische Klausel

Für den Fall, dass eine oder mehrere Bestimmungen der vorliegenden AGB unwirksam oder undurchsetzbar sind, soll dies nicht die Wirksamkeit oder Durchsetzbarkeit der anderen Bestimmungen berühren. In einem solchen Fall verständigen sich die Parteien darauf und erkennen an, die unwirksame oder undurchsetzbare Bestimmung durch eine wirksame und durchsetzbare Bestimmung oder Bestimmungen, die dem wirtschaftlichen Zweck der Parteien am nächsten kommen, zu ersetzen.

13. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Das Vertragsverhältnis zwischen WORKCONTROL und dem Nutzer untersteht schweizerischem Recht (unter Ausschluss des internationalen Privatrechts). Ausschliesslicher Gerichtsstand für sämtliche aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis zwischen WORKCONTROL und dem Nutzer sich ergebenden Streitigkeiten ist Bern, Schweiz. Vorbehalten bleiben Klagen von WORKCONTROL gegen den Nutzer vor einem anderen Gericht in Rückgriffs- und Gewährleistungsfällen.