Conditions générales

Conditions générales (CG) de WORKCONTROL Suisse AG relatives au portail DATACONFORM avec compte utilisateur.

État août 2023

1. Champ d’application

Les présentes conditions générales («CG») s’appliquent à toutes les relations contractuelles et à tous les accords conclus entre WORKCONTROL Suisse AG («WORKCONTROL»), n^o de TVA CHE-380.729.173, Bahnhofplatz 1, 3011 Berne, et les organisations enregistrées («Utilisateurs») sur le portail DATACONFORM. Les CG s’appliquent à tout type d’utilisation du portail DATACONFORM et à toutes les prestations proposées par WORKCONTROL dans ce cadre, sous réserve d’un accord individuel écrit distinct.

2. Inscription et établissement d’une relation contractuelle

L’inscription de l’utilisateur sur le portail DATACONFORM de WORKCONTROL entraîne l’établissement d’une relation contractuelle illimitée avec WORKCONTROL ainsi que l’application des présentes CG de WORKCONTROL. Si une relation contractuelle individuelle est conclue entre les parties, les CG font partie intégrante de cette relation contractuelle.

3. Prestations de WORKCONTROL

3.1 Bases juridiques

Le portail DATACONFORM de WORKCONTROL est accessible aux personnes morales et aux organisations établies en Suisse et dans l’Union européenne. La loi révisée sur la protection des données (nLPD) et la nouvelle ordonnance sur la protection des données (OPD), ainsi que la nouvelle ordonnance sur les certifications en matière de protection des données (OCPD) entreront en vigueur le 1^er septembre 2023. La révision totale permet d’adapter la LPD à l’évolution des conditions technologiques et sociales. Il s’agit notamment d’améliorer la transparence des traitements de données et de renforcer l’autodétermination des personnes concernées au sujet de leurs données. La loi révisée sur la protection des données règle notamment les exigences minimales en matière de sécurité des données, de sous-traitance du traitement et de communication de données personnelles à l’étranger (y compris liste des États avec une protection des données appropriée). En outre, elle règle notamment les modalités de diverses obligations des responsables du traitement des données (à savoir l’obligation d’informer, l’analyse d’impact relative à la protection des données et la déclaration des violations de la sécurité des données), ainsi que les modalités du droit d’accès et du droit à la communication ou à la transmission des données (portabilité des données). 

3.2 Généralités

WORKCONTROL fournit une solution électronique à des fins de gestion de la protection des données (portail DATACONFORM avec compte utilisateur). La solution électronique aide les utilisateurs à se conformer aux nouvelles exigences en matière de protection des données. Elle propose un modèle de registre des activités de traitement que les utilisateurs peuvent adapter à leur entreprise et pour lesquelles ils peuvent désigner des personnes responsables. À cela s’ajoute un archivage central des documents nécessaires en matière de protection des données. Un aperçu graphique (tableau de bord / dashboard) informe les utilisateurs si et dans quelle mesure ils ont traité des aspects essentiels de la gestion de la protection des données. Ceux-ci résultent des informations fournies par les utilisateurs au sujet des activités de traitement et de l’archivage des documents. La solution électronique rappelle aux utilisateurs que les informations doivent être vérifiées chaque année ou à un intervalle défini par les utilisateurs. La solution électronique aide les utilisateurs à se conformer aux nouvelles dispositions légales en matière de protection des données et leur permet de gérer la protection des données. DATACONFORM contribue ainsi au respect des dispositions légales en matière de protection des données. La solution électronique n’a toutefois pas la prétention de garantir à l’utilisateur le respect des exigences en matière de protection des données. Une telle conformité avec la législation sur la protection des données relève de la seule responsabilité de l’utilisateur.

3.3 Enregistrement de l’entreprise, compte utilisateur

Avec la solution électronique DATACONFORM, WORKCONTROL propose un système de gestion de la protection des données (SGPD), le portail vers le SGPD ainsi que l’identifiant pour se connecter au SGPD. WORKCONTROL permet aux utilisateurs de s’inscrire en tant qu’organisation et de créer un compte utilisateur sur le portail DATACONFORM.

Le système de gestion de la protection des données se décompose comme suit:

• un modèle personnalisable de registre des activités de traitement (pour les organisations);
• un archivage pour les documents relatifs à la protection des données;
• un aperçu graphique (tableau de bord / dashboard) pour la gestion de la protection des données, et;
• une fonction de rappel pour vérifier les activités de traitement et les documents relatifs à la protection des données.

L’enregistrement de l’organisation est payant.

3.4 Prestation de services pour le personnel des utilisateurs

Avec le service DATACONFORM, WORKCONTROL ne fournit aucune prestation au personnel des utilisateurs et n’entre pas dans une relation contractuelle avec lui. Des liens contractuels et des droits naissent exclusivement avec les entreprises enregistrées sur le portail DATACONFORM en tant qu’utilisateurs.

3.5 Autres prestations

WORKCONTROL peut fournir aux utilisateurs des prestations supplémentaires payantes, non spécifiées ci-avant, qui font l’objet de contrats distincts.

4. Protection des données, consentement à la transmission de données et sous-traitance de traitement de données

4.1 Contrat de sous-traitance de traitement de données

La relation juridique qui lie les entreprises enregistrées et WORKCONTROL est assimilable à une sous-traitance du traitement au sens de la législation sur la protection des données. Le traitement de données à caractère personnel par WORKCONTROL repose donc sur un contrat de sous-traitance de traitement de données. Ce traitement comprend notamment les données personnelles de certains membres du personnel de l’utilisateur, notamment celles du titulaire du compte DATACONFORM ou des personnes responsables des activités de traitement consignées sur le portail (prénom, nom, éventuellement d’autres indications que l’utilisateur souhaite consigner). La conclusion d’un contrat de sous-traitance de traitement de données par l’utilisateur dans le cadre de son inscription constitue ainsi une condition préalable essentielle à la création d’un compte utilisateur sur le portail DATACONFORM.

Les obligations et droits des parties au titre de la législation sur la protection des données découlent du contrat de sous-traitance de traitement de données entre l’utilisateur et WORKCONTROL. Ce dernier est disponible sous forme électronique dans le compte utilisateur après la livraison.

4.2 Politique de confidentialité

La politique de confidentialité fait partie intégrante des présentes conditions générales. En acceptant les présentes conditions générales, l’utilisateur déclare également accepter la politique de confidentialité. La politique de confidentialité ainsi que des informations complémentaires sur la protection des données sont disponibles sur la page d’accueil de DATACONFORM (www.dataconform.ch/fr/protection-des-donnees/).

5. Droits des utilisateurs

WORKCONTROL accorde aux utilisateurs enregistrés le droit d’utiliser le portail DATACONFORM et les informations qui y figurent ou y sont disponibles aux fins prévues. Ce droit payant, non exclusif et limité à la durée de la relation contractuelle entre l’utilisateur et WORKCONTROL n’est pas transférable à des tiers et ne peut faire l’objet d’une sous-licence.

L’utilisation conforme du portail DATACONFORM consiste en l’enregistrement de la propre organisation ainsi qu’en l’utilisation personnelle des informations et documents mis à disposition sur le portail. Sauf accord contraire avec WORKCONTROL, toute utilisation autre ou plus poussée du site Web et du portail DATACONFORM ou des informations qui y figurent ou y sont disponibles est interdite. En particulier, toute autre utilisation ou mise à disposition du contenu mis à disposition par WORKCONTROL est proscrite. WORKCONTROL est notamment en droit, en conformité avec la législation sur la protection des données, de bloquer ou de supprimer des comptes utilisateurs ou de supprimer des enregistrements s’il y a lieu de soupçonner qu’un utilisateur se livre à un usage du site Web et du portail DATACONFORM contraire aux présentes CG, illégal ou immoral, que son compte utilisateur est utilisé frauduleusement ou encore qu’il ne satisfait pas aux obligations qui lui incombent en tant qu’utilisateur (cf. article 6 ci-après).

6. Obligations des utilisateurs

Dans le cadre de leur utilisation du site Web et du portail DATACONFORM, les utilisateurs s’engagent à observer les obligations suivantes:

• Ils ne doivent pas divulguer les données d’accès à leur compte d’utilisateur à des personnes non autorisées.
• Ils doivent assumer la responsabilité de la sécurisation des données, en particulier celles qu’ils ont enregistrées sur le portail DATACONFORM, ainsi que des informations et documents qu’ils ont publiés.
• Ils règlent dans les délais les droits de licence annuels pour le portail DATACONFORM.
• Ils doivent signaler dans les plus brefs délais à WORKCONTROL toute violation des présentes CG. Ils sont notamment tenus de signaler à WORKCONTROL toute utilisation non autorisée du compte utilisateur ainsi que tout agissement frauduleux.
• Ils doivent s’assurer, à leurs frais, qu’ils réunissent les conditions techniques préalables à l’utilisation du portail DATACONFORM et qu’ils emploient les technologies les plus récentes pour utiliser le portail, en particulier la dernière version du navigateur Web correspondant. Si des technologies plus anciennes ou non courantes sont utilisées, il est possible que l’utilisation du portail DATACONFORM soit impossible ou restreinte.
• Ils prennent, à leurs frais, les précautions nécessaires pour sécuriser leurs propres systèmes.

7. Droits de propriété intellectuelle / autres droits

Tous les droits relatifs au site Web, au portail DATACONFORM, ainsi qu’aux informations qui y figurent ou y sont disponibles, y compris, mais sans s’y limiter, les droits sur les logiciels, les équipements, les marques, les sociétés et tous les supports liés au portail DATACONFORM, sont la propriété exclusive de WORKCONTROL et/ou des concédants de WORKCONTROL. Aucun droit sur le site Web ou le portail DATACONFORM et sur les informations qu’ils contiennent n’est cédé aux utilisateurs et aux internautes qui consultent le site Web ou le portail DATACONFORM. Sont exclus de cette disposition exclusivement les droits sur les enregistrements ou sur les informations et documents qui y figurent ou y sont disponibles.

8. Exclusion de garantie, responsabilité et indemnisation

WORKCONTROL n’assume aucune responsabilité quant au respect des dispositions légales en matière de protection des données, mais se contente de mettre à disposition le portail DATACONFORM, lequel fournit une solution électronique permettant de gérer la protection des données. La solution électronique aide les utilisateurs à se conformer aux nouvelles exigences en matière de protection des données. L’utilisateur peut saisir et gérer les indications relatives au traitement des données personnelles, ainsi que les documents qui servent à honorer les exigences légales. La solution électronique permet aux utilisateurs de gérer la protection des données et contribue au respect des exigences légales en matière de protection des données. La responsabilité du respect des exigences en matière de protection des données incombe exclusivement aux utilisateurs respectifs. De même, les utilisateurs concernés demeurent seuls responsables de l’exactitude des informations et de la documentation saisies.

Le portail DATACONFORM est fourni pour être utilisé dans l’état où il est disponible. WORKCONTROL s’efforce de fournir aux utilisateurs le meilleur produit possible pour la mise en œuvre de la loi révisée sur la protection des données et développe continuellement le portail DATACONFORM à cet effet. La responsabilité de WORKCONTROL pour tout dommage lié à l’utilisation du site Web et du portail DATACONFORM est exclue. L’exclusion de responsabilité vaut en particulier pour les dommages causés par un accès non autorisé à un compte utilisateur, par des agissements illicites ou immoraux de la part d’utilisateurs ou de tiers, notamment des enregistrements frauduleux, ou par la perte ou la suppression de données. L’exclusion de responsabilité ne s’applique pas aux dommages causés délibérément ou par négligence grave de la part de WORKCONTROL.

L’utilisateur est tenu d’indemniser intégralement WORKCONTROL en cas d’actions intentées par des tiers à l’encontre de WORKCONTROL pour des dommages imputables à des actions de l’utilisateur en rapport avec le portail DATACONFORM, et ce, indépendamment du fait que celui-ci ait commis une faute ou non.

9. Coûts, frais et facturation

Pour les utilisateurs enregistrés, les principes suivants s’appliquent, sauf disposition contraire stipulée contractuellement.

L’enregistrement et l’utilisation du portail DATACONFORM requièrent le paiement de droits de licence annuels de base dont le montant dépend de la taille de la licence. La taille de la licence est déterminée par le nombre de collaborateurs qui sont employés par l’utilisateur au début de l’année contractuelle. La taille de la licence ne peut être réduite qu’au terme d’une année de facturation:

Non-paiement de la facture dans les délais impartis

Si, après le rappel, la facture, y compris les frais de rappel, n’est pas réglée, le compte utilisateur est bloqué.

Les coûts et frais en vigueur sont publiés sur la page d’accueil de DATACONFORM et sont appelés lors du processus d’enregistrement des utilisateurs et reconnus par ces derniers. Les autres services de WORKCONTROL sont facturés individuellement, en fonction du travail fourni (p. ex. assistance technique, saisie de données).

La facturation intervient exclusivement par voie électronique pour la première fois après la signature du contrat et, les années suivantes, au cours du mois d’enregistrement, par envoi à l’adresse (électronique) de l’utilisateur. Les utilisateurs doivent acquitter les paiements dus dans les 30 jours.

10. Cessation de la relation contractuelle / résiliation

La relation contractuelle entre l’utilisateur et WORKCONTROL est conclue pour une durée indéterminée et peut être résiliée par chacune des parties par écrit avec un préavis de 3 mois avant la fin de chaque année d’adhésion. Une année d’adhésion comprend douze mois à compter de la date d’enregistrement.

Une résiliation extraordinaire de la relation contractuelle avec effet immédiat est autorisée pour juste motif. Parmi ces justes motifs figurent notamment toutes circonstances particulières à cause desquelles on ne peut raisonnablement exiger que l’une des parties contractantes continue d’honorer le contrat et attende le délai de préavis ordinaire. La violation des droits et obligations susmentionnés aux articles 5 et 6 des présentes par un utilisateur constitue un juste motif de résiliation de la relation contractuelle par WORKCONTROL sans préavis.

La résiliation du contrat entraîne la désactivation du compte utilisateur. Au terme du préavis de résiliation, en cas de réactivation, les données et documents nécessaires doivent être à nouveau enregistrés dans le cadre d’une validation initiale.

11. Modifications des CG

WORKCONTROL se réserve le droit de modifier les présentes CG à tout moment. La version actuellement en vigueur des CG est disponible sur www.dataconform.ch. En cas de modification, les utilisateurs sont informés sous une forme appropriée. Si aucune objection n’est formulée dans les 30 jours suivant la notification, la version actuelle des CG est réputée tacitement approuvée.

12. Clause de sauvegarde

Dans le cas où une ou plusieurs dispositions des présentes CG s’avèrent invalides ou inapplicables, la validité ou l’applicabilité des dispositions restantes n’en sera pas affectée. Le cas échéant, les parties conviennent et acceptent de remplacer la disposition invalide ou inapplicable par une ou plusieurs dispositions valides et applicables qui se rapprochent le plus possible de l’objectif économique des parties.

13. Droit applicable et for juridique

La relation contractuelle entre WORKCONTROL et l’utilisateur est régie par le droit suisse (à l’exclusion du droit privé international). Le for juridique exclusif pour tous les litiges découlant de ou en rapport avec la relation contractuelle entre WORKCONTROL et l’utilisateur est Berne, Suisse. Les actions de WORKCONTROL intentées à l’encontre de l’utilisateur devant un autre tribunal en cas de recours et de garantie sont réservées.