CG

Condizioni generali (CG) di WORKCONTROL Suisse AG in riferimento al portale DATACONFORM con account utente.

Ultimo aggiornamento: agosto 2023

1. Ambito di validità

Le presenti Condizioni generali («CG») si applicano a tutti i rapporti contrattuali e agli accordi tra WORKCONTROL Suisse AG («WORKCONTROL»), n. partita IVA CHE-380.729.173, Bahnhofplatz 1, 3011 Berna, e le organizzazioni registrate («utenti») sul portale DATACONFORM. Le CG valgono per qualsiasi tipo di utilizzo del portale DATACONFORM e per tutti i servizi offerti da WORKCONTROL in tale contesto, fatti salvi accordi individuali separati e in forma scritta.

2. Registrazione e instaurazione del rapporto contrattuale

Con la registrazione dell’utente sul portale DATACONFORM di WORKCONTROL si instaura un rapporto contrattuale a tempo indeterminato con WORKCONTROL e si applicano le presenti CG di WORKCONTROL. Se le parti instaurano un rapporto contrattuale individuale, le CG formano parte integrante di tale rapporto contrattuale.

3. Prestazioni di WORKCONTROL

3.1 Fondamenti giuridici

Il portale DATACONFORM di WORKCONTROL è a disposizione di persone giuridiche e organizzazioni con sede in Svizzera e nell’Unione europea. La riveduta legge sulla protezione dei dati (nLPD), la nuova ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa) e la nuova ordinanza sulle certificazioni in materia di protezione dei dati (OCPD) entreranno in vigore il 1° settembre 2023. La revisione totale adegua la LPD alle mutate condizioni tecnologiche e sociali, in particolare rafforzando la trasparenza del trattamento dei dati e l’autodeterminazione delle persone interessate relativamente ai propri dati. La riveduta legge sulla protezione dei dati disciplina principalmente i requisiti minimi per la sicurezza dei dati, l’affidamento del trattamento e la divulgazione di dati personali all’estero (compreso l’elenco degli Stati con un’adeguata protezione dei dati). Inoltre, regolamenta, tra l’altro, le modalità di vari obblighi dei responsabili del trattamento (in particolare l’obbligo di informazione, della valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e di notifica di violazioni della sicurezza dei dati) nonché le modalità del diritto di accesso e del diritto alla restituzione o al trasferimento dei dati (portabilità dei dati). 

3.2 Cenni generali

WORKCONTROL fornisce una soluzione elettronica per la gestione della protezione dei dati (portale DATACONFORM con account utente). La soluzione elettronica aiuta gli utenti ad attenersi alle nuove disposizioni sulla protezione dei dati e fornisce un modello di registro delle attività di trattamento che gli utenti possono personalizzare per la propria impresa, con l’eventuale nomina di responsabili. A ciò si aggiunge un archivio centrale per i documenti necessari ai fini della protezione dei dati. Con l’ausilio di una panoramica grafica (dashboard) gli utenti possono inoltre controllare se e in che misura hanno tenuto conto degli aspetti essenziali di gestione della protezione dei dati, che dipendono dai dati forniti dagli utenti sulle attività di trattamento e dall’archivio dei documenti. La soluzione elettronica ricorda agli utenti che i dati devono essere controllati annualmente o in base a un intervallo stabilito dagli stessi. La soluzione elettronica supporta gli utenti nell’osservanza delle nuove disposizioni sulla protezione dei dati, mettendoli in grado di gestire le informazioni personali in loro possesso. In questo modo la soluzione elettronica DATACONFORM contribuisce al rispetto delle disposizioni di protezione dei dati, senza tuttavia la pretesa di garantire all’utente la piena conformità a tutti i requisiti in materia, che ricade sotto la responsabilità esclusiva dell’utente stesso.

3.3 Registrazione di imprese, account utente

Con la soluzione elettronica DATACONFORM, WORKCONTROL offre un sistema di gestione della protezione dei dati (SGPD), il portale per accedervi e i dati per l’accesso. WORKCONTROL permette agli utenti di registrarsi come organizzazione e di creare un account utente sul portale DATACONFORM.

Il sistema di gestione della protezione dei dati si compone di:

• un modello di registro modificabile delle attività di trattamento (per organizzazioni);
• un archivio per documenti in materia di protezione dei dati;
• una panoramica grafica (dashboard) per la gestione della protezione dei dati; e
• una funzione di promemoria per la verifica delle attività di trattamento e dei documenti in materia di protezione dei dati.

La registrazione delle organizzazioni è soggetta al pagamento di canoni.

3.4 Prestazione di servizi per il personale degli utenti

Con il servizio DATACONFORM, WORKCONTROL non fornisce alcuna prestazione alle collaboratrici e ai collaboratori degli utenti e non instaura alcun rapporto contrattuale con gli stessi. Impegni e diritti contrattuali sussistono esclusivamente nei confronti delle imprese registrate come utenti sul portale DATACONFORM.

3.5 Ulteriori prestazioni

WORKCONTROL può erogare agli utenti ulteriori servizi aggiuntivi a pagamento preventivamente non meglio definiti, regolamentati in contratti separati.

4. Protezione dei dati, consenso alla trasmissione di dati e affidamento del trattamento dei dati a un responsabile

4.1 Contratto di affidamento del trattamento dei dati a un responsabile

In materia di protezione dei dati, il legame tra le imprese registrate e WORKCONTROL si qualifica come affidamento del trattamento a un responsabile. Pertanto, il trattamento dei dati personali da parte di WORKCONTROL avviene sulla base di un contratto di nomina a responsabile del trattamento. Tale trattamento comprende, in particolare, i dati personali dei singoli collaboratori e collaboratrici dell’utente, come quelli del titolare dell’account DATACONFORM o dei soggetti registrati nel portale come responsabili delle attività di trattamento (nome, cognome, eventuali altre informazioni che l’utente desidera indicare). La stipula di un contratto di nomina a responsabile del trattamento da parte dell’utente nell’ambito della registrazione costituisce quindi un presupposto basilare per poter creare un account utente sul portale DATACONTROL.

Gli obblighi e i diritti delle parti in materia di protezione dei dati derivano dal contratto di affidamento del trattamento dei dati a un responsabile in essere tra l’utente e WORKCONTROL, disponibile nell’account utente in formato elettronico dopo la consegna.

4.2 Informativa sulla protezione dei dati

L’informativa sulla protezione dei dati è parte integrante delle presenti CG. Con il consenso alle presenti CG, l’utente accetta anche l’informativa sulla protezione dei dati. L’informativa e ulteriori informazioni sulla protezione dei dati sono riportate sul sito web di DATACONFORM (www.dataconform.ch/it/protezione-dei-dati/).

5. Diritti degli utenti

WORKCONTROL concede a pagamento agli utenti registrati il diritto non esclusivo, limitato alla durata del rapporto contrattuale con WORKCONTROL, non trasferibile a terzi e non sublicenziabile di utilizzo del portale DATACONFORM e delle informazioni in esso contenute o disponibili in conformità alla destinazione d’uso.

L’utilizzo previsto per il portale DATACONFORM consiste nella registrazione della propria organizzazione e nell’uso proprio delle informazioni e dei documenti messi a disposizione sul portale. Fatti salvi accordi di altra natura con WORKCONTROL, non è ammesso alcun utilizzo ulteriore o esulante del sito web e del portale DATACONFORM e delle informazioni in essi contenute o disponibili. In particolare non è ammesso riutilizzare in alcun modo né rendere accessibili i contenuti messi a disposizione da WORKCONTROL. WORKCONTROL è in particolare autorizzata, nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati, a bloccare o eliminare account utenti o cancellare registrazioni qualora sussista il sospetto che un utente utilizzi il sito web e il portale DATACONFORM in violazione delle presenti CG, in maniera illegale o immorale, che il suo account utente venga utilizzato senza autorizzazione o che non adempia ai propri obblighi di utente (cfr. seguente punto 6).

6. Obblighi degli utenti

Nel corso dell’utilizzo del sito web e del portale DATACONFORM gli utenti garantiscono l’adempimento dei seguenti obblighi.

• Non rendere accessibili a persone non autorizzate i dati di accesso al proprio account utente.
• Essere direttamente responsabili della messa in sicurezza dei dati, in particolare di quelli salvati sul portale DATACONFORM e delle informazioni e documentazioni pubblicate.
• Corrispondere i canoni di licenza annuali per il portale DATACONFORM nel rispetto delle scadenze.
• Comunicare immediatamente a WORKCONTROL qualsiasi violazione delle presenti CG. In particolare sono tenuti a comunicare a WORKCONTROL qualsiasi utilizzo non autorizzato dell’account utente e comportamento fraudolento.
• Assicurarsi a proprie spese di disporre dei presupposti tecnici per l’utilizzo del portale DATACONFORM e di avvalersi di tecnologie aggiornate per l’utilizzo del portale, in particolare della versione aggiornata del rispettivo browser web. Il ricorso a tecnologie obsolete o di uso non comune può causare limitazioni nell’utilizzo del portale DATACONFORM o impedirlo del tutto.
• Adottare a proprie spese i provvedimenti necessari per la messa in sicurezza dei propri sistemi.

7. Diritti di proprietà intellettuale / altri diritti

Tutti i diritti relativi al sito web, al portale DATACONFORM nonché alle informazioni in essi contenute o disponibili, in particolare i diritti relativi al software, alle dotazioni, ai marchi, alle aziende e a tutti i materiali correlati al portale DATACONFORM spettano esclusivamente a WORKCONTROL e/o ai licenzianti di WORKCONTROL. Agli utenti e visitatori del sito web e del portale DATACONFORM non viene ceduto alcun diritto relativo al sito web / portale DATACONFORM e alle informazioni in essi contenute. Sono esclusi da tale regolamentazione solo i diritti alle registrazioni o alle informazioni e documentazioni in esse contenute o disponibili.

8. Esclusione di garanzia, responsabilità e garanzia di indennizzo

WORKCONTROL non si assume alcuna responsabilità per l’osservanza delle disposizioni di legge sulla protezione dei dati, limitandosi a mettere a disposizione il portale DATACONFORM, che fornisce una soluzione elettronica per la gestione della protezione dei dati. La soluzione elettronica aiuta gli utenti ad attenersi alle nuove disposizioni sulla protezione dei dati. L’utente può registrare e gestire documenti nonché informazioni sul trattamento dei dati personali che concorrano all’osservanza delle disposizioni di legge. La soluzione elettronica consente agli utenti di gestire la protezione dei dati e contribuisce al rispetto delle disposizioni sulla protezione dei dati. La responsabilità dell’osservanza dei requisiti in materia di protezione dei dati ricade esclusivamente sui rispettivi utenti, al pari della responsabilità in merito alla correttezza delle informazioni e documentazioni registrate.

Il portale DATACONFORM viene messo a disposizione per l’utilizzo nello stato disponibile. WORKCONTROL mira a mettere a disposizione degli utenti il miglior prodotto possibile per l’attuazione della legge sulla protezione dei dati e, a tal fine, sviluppa costantemente il portale DATACONFORM. È esclusa la responsabilità di WORKCONTROL per qualsiasi danno correlato all’utilizzo del sito web e del portale DATACONFORM. L’esclusione di responsabilità vale in particolare per i danni cagionati da accessi non autorizzati a un account utente, da comportamenti illegali o immorali da parte di utenti o terzi, nello specifico registrazioni fraudolente, o dalla perdita o eliminazione di dati. L’esclusione di responsabilità non vale per danni provocati da WORKCONTROL per dolo o colpa grave.

L’utente è tenuto a garantire l’indennizzo completo di WORKCONTROL qualora WORKCONTROL venga citata da terzi per danni riconducibili ad azioni dell’utente correlate al portale DATACONFORM, a prescindere dall’eventuale colpa dell’utente.

9. Costi, tariffe e fatturazione

Per gli utenti registrati valgono i seguenti principi, salvo regole divergenti pattuite contrattualmente.

La registrazione e l’utilizzo del portale DATACONFORM presuppongono il pagamento di una tariffa di base annuale in funzione dell’entità (canone di licenza). L’entità della licenza è determinata dal numero di collaboratrici e collaboratori impiegati dall’utente all’inizio di un anno contrattuale. L’entità della licenza può essere ridotta solo al termine di un anno contabile:

Ritardo nel pagamento della fattura

I costi e le tariffe aggiornati sono pubblicati sul sito Internet di DATACONFORM e vengono visualizzati durante il processo di registrazione degli utenti e accettati da questi ultimi. Gli altri servizi di WORKCONTROL sono calcolati e fatturati singolarmente in base all’onere della prestazione (es.: assistenza tecnica, acquisizione dei dati).

La prima fatturazione avviene esclusivamente per via elettronica dopo la sottoscrizione del contratto e, negli anni successivi, nel mese della registrazione all’indirizzo (e-mail) dell’utente. Gli utenti corrispondono i pagamenti dovuti entro 30 giorni.

10. Cessazione del rapporto contrattuale / recesso

Il rapporto contrattuale tra utente e WORKCONTROL viene stipulato a tempo indeterminato ed entrambe le parti possono recedere per iscritto al termine di qualsiasi anno di adesione con un termine di recesso di 3 mesi. Ogni anno di adesione consta di dodici mesi a partire dalla data di registrazione.

Per buona causa è ammesso un recesso straordinario dal rapporto contrattuale con effetto immediato. Tale buona causa consiste ad esempio in circostanze particolari che rendono irragionevole per una parte contraente il proseguimento del contratto e l’attesa del termine di recesso ordinario. La violazione da parte di un utente dei diritti o degli obblighi di cui ai precedenti punti 5 e 6 rappresenta una giusta causa di recesso immediato dal rapporto contrattuale da parte di WORKCONTROL.

Il recesso dal contratto comporta la disattivazione dell’account utente. In seguito al termine di recesso, in caso di riattivazione i dati e documenti necessari devono essere di nuovo registrati nell’ambito di una prima convalida.

11. Modifica delle CG

WORKCONTROL ha il diritto di modificare in qualsiasi momento le presenti CG. La versione delle CG di volta in volta valida è consultabile su www.dataconform.ch. Ogni modifica viene comunicata agli utenti in forma idonea. In assenza di opposizioni entro 30 giorni dalla comunicazione, la versione di volta in volta aggiornata delle CG viene considerata tacitamente accettata.

12. Clausola liberatoria

Qualora una o più disposizioni delle presenti CG risultassero inefficaci o inapplicabili, l’efficacia o applicabilità delle restanti disposizioni non ne viene inficiata. In tal caso le parti si accordano e riconoscono la sostituzione della disposizione inefficace o inapplicabile con una disposizione o disposizioni efficaci e applicabili quanto più consone possibili allo scopo economico delle parti.

13. Diritto applicabile e foro competente

Il rapporto contrattuale tra WORKCONTROL e l’utente è soggetto al diritto svizzero (ad esclusione del diritto internazionale privato). Il foro esclusivamente competente per tutte le controversie derivanti dal rapporto contrattuale tra WORKCONTROL e l’utente o relative a esso è Berna (Svizzera). Con riserva di azioni legali da parte di WORKCONTROL nei confronti dell’utente presso un altro foro in casi di ricorso e garanzia.